E-Mail Dienste & Archivierung

E-Mail-Archivierung: Was müssen Unternehmen beachten?

In Deutschland bestehen gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen zur E-Mail-Archivierung des geschäftlichen Schriftverkehrs verpflichten. Denn die E-Mail hat traditionelle Medien für den Schriftwechsel wie Brief oder Fax größtenteils abgelöst und stellt häufig den alleinigen Nachweis für die geschäftliche Kommunikation dar.

E-Mail-Archivierungsgesetz? Das sind die gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung

Wenn Unternehmen von einem Zwang zur Archivierung von E-Mails sprechen, stellt sich zu Beginn die Frage, ob es überhaupt ein Gesetz zur E-Mail-Archivierung gibt. Die Antwort mag viele Leute verwundern, denn „Nein“, ein zentrales E-Mail-Archivierungsgesetz gibt es nicht. Vielmehr ergibt sich die rechtliche Grundlage zur Aufbewahrung von E-Mails aus unterschiedlichen Vorschriften und Gesetzen.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Mails ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese wiederum referenzieren insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Abhängig vom Unternehmen, der Branche und weiteren Faktoren können zudem noch spezifischere Gesetze greifen. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Gesetze für Sie zusammengefasst:

  • Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Abgabenordnung (AO)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssystem (GoBS)
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
  • Aktiengesetz (AktG)
  • Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)
  • Umsatzsteuergesetz (UStG)
  • Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Telekommunikationsgesetz (TKG)
  • Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)

Aus den gesetzlichen Vorgaben ergibt sich, dass jeder Kaufmann, jede Handelsgesellschaft, jede eingetragene Genossenschaft und jede juristische Person E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind (§ 257 HGB/§140 AO), für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren aufbewahren muss. Wie so oft liegt auch hier der Teufel im Detail. Denn was genau sind „E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen und für die Besteuerung relevant sind“? Muss jede E-Mail archiviert werden? Darf überhaupt jede E-Mail archiviert werden? Und sobald dies geklärt ist: Wie müssen E-Mails archiviert werden?

Wir beantworten genau diese Fragen Schritt für Schritt abgestimmt auf Ihr Unternehmen.

Unsere Lösungen

Revisionsichere Archivierung

Lokal oder in der Cloud

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen.

Wir bieten MailStore als SaaS (Software as a Service) oder bei Ihnen lokal installiert an. Sprechen Sie mit unseren Experten über die beste Lösung für Ihr Unternehmen.

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Eigenbetrieb, Online Services in der Cloud oder eine hybride Lösung

Der Microsoft Exchange Server ist eine optimale Lösung zur effizienten E-Mail-Kommunikation in Unternehmen.

Zur Lizenzierung der gewünschten Lösung ist entscheidend, welche Funktionalitäten Sie in Anspruch nehmen möchten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen E-Mail Postfächern wie POP oder IMAP, ist es mit Microsoft Exchange möglich, auf allen angeschlossenen Endgeräten alle Termine, Aufgaben, E-Mails und Adressbücher auf dem aktuellen Stand zu halten.

Eine zusätzliche Synchronisation von Smartphone mit dem Computer oder Laptop wird hinfällig. Groupware-Funktionen, wie gemeinsam genutzte Kalender oder die Berechtigung einer Urlaubsvertretung mit entsprechenden Rechten auf das persönliche Postfach sind weitere Vorteile von Microsoft Exchange.

Dazu kommt die Option “revisionssichere Archivierung” von Mircosoft mit entsprechender Backup Funktionalität.

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